5 jednoduchých tipů pro úspěšný den

Každé ráno je stejné. Ranní hygiena, oblečení, snídaně a vypravit potomky do školky či školy. Vše „šlape“ jak má. Oblečení dětí zvládáte během krátké chvilky. Horký hrnek s kávou dáváte automaticky dále od okraje stolu, vše probíhá jak má. Máte vlastní režim a systém, jak zvládat mateřské povinnosti celého dne. Chystáte se na výlet, dovolenou nebo pouze na nákup a v hlavě se vám rojí jednoduše ty správné myšlenky, jak vše zvládnout, co s sebou vzít, aby vás nezaskočila nečekaná situace.

Je zřejmé, že na rodičovské dovolené nezůstanete napořád. Čas utíká a návrat do zaměstnání se blíží. Někdo to bere jako běžnou událost a někdo se vysloveně těší na nové „povinnosti“.

Konečně je to tady

K mateřským povinnostem se přidají i ty pracovní. Je to tady, těšíte se, ale zároveň máte trochu obavu, jak budete vše zvládat.

Nové závazky, úkoly, termíny a spousty nových informací.

Ze všech stran slýcháte spousty věcí, plyne vám z nich spousty konkrétních úkolů a poznámek. Jak ale s těmi věcmi správně naložit, nenechat se zbytečně zavalit agendou pracovního dne? Znám to moc dobře. Pocity úzkosti z nedokončené práce, nestíhání a „hořící“ termíny. Musíte mít správný kompas nebo ještě lépe podrobnou mapu.

Chci se s vámi podělit o pár tipů a triků, které mně pomohly nezbláznit se z toho všeho a svou práci zvládat v klidu, bez stresu a s čistou hlavou.

1. Kam s úkoly a poznámkami

Připravte se na to, že nových úkolů a poznámek bude více než dost. Budete se seznamovat se svou novou pozicí nebo zjišťovat, co nového se událo na vaší staré židli za dobu, co jste byli mimo pracovní proces. Vše si zapisujte na jedno místo. Vytvořte si jakousi vstupní schránku, kde s jistotou najdete vše, co si zapíšete. Zapisujte si pracovní i soukromé věci.

Pokud spoléháte na tužku a papír, pak si vyhraďte blok nebo sešit, kam si věci budete zapisovat. Nebo využijte nespočet elektronických aplikací, které jsou zdarma a dají se nainstalovat do telefonu nebo počítače. Důležité je, mít „schránku“ neustále při sobě.

Úkoly si rozdělte do složek nebo projektů (např. porady, reporty, klienti, zahrada, nákupy, tenis apod). Jednoduše poté najde to, co chcete najít a naopak na nic nezapomenete, protože vše budete mít na jednom místě.

Využijte nějaký úkolovník, aplikaci pro seznamy úkolů nebo poznámek. Osobně využívám aplikaci Evernote. Je zdarma a okamžitě synchronizována ve všech zařízeních, které používá. Můžete si zapisovat poznámky, úkoly, vkládat podklady nebo jakékoliv nápady a myšlenky. Vše máte roztříděné dle oblastí, kterých se poznámky týkají nebo projektů, ke kterým spadají. Můžete si zapisovat poznámky i s multimediálním obsahem. Do poznámek si můžete kreslit, připojovat fotky nebo obrázky, internetové odkazy nebo celé webové stránky a videa.

2. Stanovte si důležité úkoly dne

Na každý den si určete 1-2 nejdůležitější úkoly, které musíte splnit. Stephen R. Covey je trefně nazval „velké kameny“. Jsou to věci, které jsou pro vás důležité.

Položte si otázku: „Jaká je ta nejdůležitější věc, kterou mohu zítra udělat a budu spokojen/a?“ Odpovědí by měla být aktivita, po jejímž splnění budete mít pocit dobře vykonané práce. Pocit, že jste dnes „něco“ udělaly.

Den předem si najděte cca 5 – 10 minut a naplánujte si den. Plánovat je dobré den předem, večer anebo když se vrátíte z práce.

3. Nečtěte ráno e-maily

Pokud nemusíte, nečtěte. Co dělá spousty lidí každé ráno, když dorazí do kanceláře? Spustí emailový prohlížeč a začne reagovat na e-maily. A víte, co děláte, když reagujete na e-maily ostatních lidí? Řešíte jejich agendu! Neplníte své důležité úkoly, váš seznam úkolů se nezmenšuje, ale vyřizujete požadavky někoho jiného.

První věcí, které se ráno věnujte, jsou vaše nejdůležitější úkoly dne a dalším úkolům, které jste si předsevzali splnit.

Pokud z povahy pracovní náplně musíte kontrolovat poštu, nečtěte ráno e-maily. Určitě víte, stejně jako já, co se stane, když začnete odpovídat na zprávy. Přibude jeden, druhý, třetí úkol… Ocitnete se v bludném kruhu. Váš seznam úkolů se spíše zvětšuje a večer se ohlédnete a budete mít pocit, že jste nic neudělaly. Je to způsobeno tím, že neděláte během dne nic jiného, než že kontrolujete schránku a reagujete na zprávy. Zkuste zprávy kontrolovat např. 3x denně.

4. Důležité úkoly dne dokončit do 11. hodiny

První věc, na které budete pracovat, musí být vaše nejdůležitější úkoly, velké kameny. Ničím jiným se nenechte vyrušovat ani odvádět pozornost. Dokud nedokončíte velké kameny, nic nového nezačínejte. Neodbíhejte k jiné činnosti. Zjistíte také, kolik času vám úkoly zabírají. Získáte lepší přehled o jejich časové náročnosti a bude se vám lépe plánovat.

Začněte pracovat hned po příchodu do práce. Žádná snídaně s kolegy, žádné čtení internetu či sociálních sítí. Několika studiemi bylo ověřeno, že ráno je člověk vůbec nejproduktivnější. Lidé jsou odpočatí, myšlenky se přes noc urovnaly a máte ideální příležitost udělat množství práce, se kterou se mnohdy trápíte celý den. Nenechte si utéct důležitou část dne.

5. Technika POMODORO

Pracujte 25 minut. Pak si dejte 5 minut pauzu. Znovu 25 minut práce bez přerušení, pak opět pauzu. Po čtyřech cyklech je odpočinek 20-30 minut. Pomodoro používám nejčastěji odpoledne, kdy už nemám tolik energie a potřebuji častější pauzy. Skvělé na tom všem je, že si dáte takový malý časový závazek, mít za 25 min úkol splněn (pokud je to reálné) a funguje to.

• Ze seznamu úkolů si připravte (napište) úkoly, na kterých chcete pracovat
• Nastavte si jakýkoliv časovač na 25 minut
• Pracujte na jednom konkrétním úkolu celých 25 minut
• Po zazvonění časovače si dejte 5 minut pauzu – projděte se, protáhněte se, dejte rychlou kávu a ideálně opusťte místnost, kde pracujete
• Vyberte si další úkol (nebo pokračujte v tom rozpracovaném z prvního cyklu, pokud jste ho nedokončily) a opět pracujte celých 25 minut, a pak 5 minut odpočívejte a relaxujte
• Po 4 cyklech by měla následovat jedna delší pauza (20 – 30 minut)

Jako časovač používám zdarma aplikaci FocusBooster nebo vyzkoušejte online aplikaci Tomatoi. Buďte více produktivní díky Pomodoru.

Držím palce, ať se vám daří.

Markéta Málková
marketamalkova.cz

• About
• Latest Posts

Ženy ženám

Blog Ženy ženám je prostorem pro inspirativní články našich lektorek a dává prostor také dalším autorkám ke sdílení svých zkušeností.
Společně se tak můžeme dělit o rozmanitou ženskou moudrost a každá z nás se může stát ženou, kterou chce ve svém životě vidět.

Latest posts by Ženy ženám (see all)

• Blogerky Ženy ženám se loučí - 28 června, 2018
• Jak využít nesnáze v partnerství a udělat z nich výhodu, 2. část - 3 května, 2018
• Jak využít nesnáze v partnerství a udělat z nich výhodu, 1. část - 2 května, 2018